Hóa đơn điện tử (viết tắt HĐĐT) là cụm từ mà những người làm trong doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên kinh doanh hay kế toán thường xuyên phải tiếp xúc và sử dụng. Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn cần phải hiểu rõ về nó. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý về hóa đơn điện tử, giúp bạn giảm bớt những khó khăn và sai sót khi làm việc với HĐĐT.
Tính pháp lý của hóa đơn điện tử
Các căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử bao gồm:
- HĐĐT có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy.
- HĐĐT được Bộ tài chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
- HĐĐT đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử.
5 Biểu mẫu về HĐĐT áp dụng 1/7/ 2022
– Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
– Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
– Mẫu 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh.
– Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
– Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
14 Văn bản về hóa đơn điện tử hết hiệu lực từ 1/7/2022
– Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Nghị định 04/2014/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022
– Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính: Về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế
– Thông tư 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010: Hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải
– Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính: (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính);
– Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế,
– Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
– Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015
– Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
– Thông tư 37/2017/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính)
– Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử.
– Thông tư 88/2020/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử.
Những lưu ý về hóa đơn điện tử bạn nên biết
Làm thế nào để biết HĐĐT của bên bán đã phát hành đến cơ quan thuế?
Bạn vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu.
Liên trong hóa đơn điện tử?
HĐĐT không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên Hóa đơn. (Công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014).
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng HĐĐT?
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo HĐĐT, doanh nghiệp gửi quyết định áp dụng HĐĐT cho Cơ Quan Thuế để Cơ quan Thuế tiếp nhận.
Ngày ký hóa đơn có phải trùng với ngày xuất không?
Vấn đề này còn tùy thuộc vào từng nhà cung cấp giải pháp. Hiện tại, các văn bản pháp luật chưa có quy định chính thức về vấn đề ngày ký hóa đơn và ngày xuất phải trùng nhau.
Doanh nghiệp có cần in HĐĐT để lưu trữ không?
Doanh nghiệp không cần phải in ra lưu trữ. Tuy nhiên trong trường hợp cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra thì bạn nên in HĐĐT để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Như vậy sẽ tiện cho cơ quan thuế kiểm tra và thể hiện tính trung thực của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xem được HĐĐT?
Để xem được HĐĐT, máy tính của bạn cần phải cài thêm các phần mềm sau:
- Winrar – dùng để giải nén file zip.
- Foxit Reader, Adobe Reader – để đọc file PDF.
Nếu đã xuất hóa đơn mà có sai sót thì điều chỉnh thế nào?
Nếu sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì: Theo thông tư 26/2015/TT-BTC, các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh.
Nếu có những sai sót khác thì bạn cần xem xét cụ thể Điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
Trường hợp 1: HĐĐT đã lập và gửi nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế thì nếu phát hiện sai sót, có thể hủy khi có sự đồng ý xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn hủy phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan nhà nước. Theo đó, người bán lập HĐĐT mới theo quy định tại thông tư để gửi cho người mua. Trên HĐĐT phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số”, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Trường hợp 2: HĐĐT đã lập và gửi cho người mua sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên. Ghi rõ sai sót.
Có cần phải dùng chữ ký số cho HĐĐT không?
Tùy từng loại khách hàng:
- Nếu khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thì không cần sử dụng chữ ký số.
- Nếu khách hàng là doanh nghiệp thì kế toán cần phải sử dụng chữ ký số thì mới được coi là HĐĐT hoàn chỉnh và có tính pháp lý với cơ quan Thuế.
- Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, dịch vụ viễn thông, thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán nhưng vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Trường hợp đặc biệt, bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua không phải sử dụng chữ ký số vào hóa đơn.
Trên đây là những lưu ý về hóa đơn điện tử năm 2022. Hy vọng rằng những cập nhật trên đây đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì hãy tham khảo thêm về giải pháp phát hành hóa đơn VNPT. Liên hệ hotline để được tư vấn cụ thể: (+84) 913613539.
Xem ngay: Các giải pháp hóa đơn điện tử mới nhất tại đây!
