Trong quá trình tiếp cận hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì là vấn đề vướng mắc của nhiều doanh nghiệp. Việc không nắm rõ bản chất, mơ hồ về khái niệm dẫn đến nhầm lẫn với các thuật ngữ khác. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn thuật ngữ này.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về định dạng hóa đơn điện tử là các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị của hóa đơn hiện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng XML (eXtensible Markup Language).
– Thành phần định dạng chuẩn của một hóa đơn điện tử bao gồm:
– Thành phần chứa dữ liệu về nghiệp vụ.
– Thành phần chứa dữ liệu, số, chữ ký.
– Thành phần chứa dữ liệu mã của cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, Tổng cục thuế có nhiệm vụ cung cấp công cụ hiển thị nội dung của hóa đơn. Hiện tại, để xem nội dung của hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF hoặc HTML.
Từ những quy định trên, có thể thấy bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là bản hiển thị toàn bộ nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc. Bản thể hiện này được xuất ra giấy và có dòng chữ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phân biệt với hóa đơn giấy.
Yêu cầu về nội dung thể hiện của hóa đơn điện tử
Từ nội dung trên bạn đã hiểu bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và dưới đây là những nội dung yêu cầu cần thể hiện trên hóa đơn điện tử;
– Tên hóa đơn.
– Ký hiệu hóa đơn.
– Số hóa đơn.
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Thông tin bên bán gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
– Thông tin bên mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
– Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT theo từng loại, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền phải thanh toán đã bao gồm thuế.
– Chữ ký điện tử của bên bán hàng hóa, dịch vụ.
– Chữ ký của bên mua (nếu có).
– Thời gian lập hóa đơn điện tử gốc.
– Mã của cơ quan thuế (nếu có).
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu khuyến mại cùng một số nội dung liên quan (nếu có).
Xem thêm:
Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết nhất
Một số lưu ý khi khi lập và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp theo quy định
Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp, đáp ứng được đầy đủ quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Bản thể hiện phải có đầy đủ và toàn vẹn nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đảm bảo chứa toàn vẹn nội dung có trong hóa đơn điện tử gốc theo đúng quy định của pháp luật. Và đặc biệt, bản thể hiện này phải có dòng chữ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử (để phân biệt với hóa đơn giấy).
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ không có giá trị giao dịch
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị sử dụng sau:
– Lưu giữ để ghi sổ.
– Theo dõi các quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
– Không có hiệu lực sử dụng để thanh toán, giao dịch. Trừ trường hợp hóa đơn này được tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 119.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ ký xác nhận của bên bán
Để đảm bảo tính chính xác và xác minh nguồn gốc của thông tin bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có chữ ký và con dấu của người đại diện pháp luật bên bán và cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Trên đây là những thông tin về bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và những lưu ý khi sử dụng mà VNPT muốn gửi đến bạn. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức có cái nhìn chính xác nhất về thuật ngữ này cũng như sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật.
