Kế toán là người thường xuyên làm việc với hóa đơn điện tử nên những hóa đơn gốc có định dạng XML không có gì là lạ. Nếu bạn vẫn chưa biết cách đọc hóa đơn điện tử file xml thì hãy tham khảo bài viết sau đây của itvnpt.vn để được hướng dẫn chi tiết.
Hóa đơn điện tử có những định dạng nào?
Có 2 định dạng là PDF và file XML.
Đối với file hóa đơn điện tử dạng PDF: Đây là file hình ảnh thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường phục vụ người đọc dễ dàng kiểm tra thông tin hàng hóa. Tuy nhiên bản PDF này chỉ là bản thể thiện của file xml nên không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử định dạng XML: Đây là file chứa đầy đủ dữ liệu của hóa đơn. Đây là định dạng có giá trị pháp lý khi nộp tờ khai thuế. Như vậy có thể thấy, file xml của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý và hợp lệ của hóa đơn.
Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML trên phần mềm itaxviewer của Tổng cục Thuế
Phần mềm Itaxviewer có thể đọc hóa đơn điện tử file xml, giúp các doanh nghiệp đọc hóa đơn điện tử và nộp tờ khai. Phần mềm này có thể tải về và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Itaxviewer có giao diện khá đơn giản, thân thiện với người dùng và thường xuyên có những cải tiến để nâng cao trải nghiệm người dùng.
Lưu ý: Phần mềm Itaxviewer chỉ được hỗ trợ trên hệ điều hành Windows!
Hướng dẫn sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử xml – itaxviewer:
Bước 1: Tải phần mềm và cài đặt phần mềm vào máy tính.
Bước 2: Mở phần mềm lên và chọn tệp hồ sơ để mở hóa đơn cần đọc.
Bước 3: Vào mục “Thêm Hóa Đơn” sau đó tải hóa đơn lên và ấn “Kiểm Tra”.
Bước 4: Đọc kết quả kiểm tra hóa đơn trên phần mềm.
Các câu hỏi liên quan về hóa đơn điện tử XML
Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Có. Căn cứ theo Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Cần phải đảm bảo về việc lưu trữ hóa đơn dưới cả 2 dạng XML và PDF để có thể xem xét, đối chiếu dữ liệu khi cần thiết. Và hóa đơn điện tử XML sẽ đóng vai trò chính trong việc đáp ứng về tính hợp pháp và giá trị khi sử dụng. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp cho bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng. Cụ thể:
Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML an toàn?
Sau khi hoàn tất việc tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán có thể tham khảo cách dưới đây để lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn:
Với hóa đơn mua vào:
- Tạo một email riêng để lưu hóa đơn.
- Thông báo email này tới tất cả bên bán.
- Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
- Khi nhận được email, kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính như lưu 1 file Excel. Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
- Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ các thông tin trên tờ hóa đơn và cập nhật một số thông tin vào 1 file excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive
Với hóa đơn điện tử bán ra:
- Khi lập phiếu, trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
- Sau khi ký hóa đơn xong, cần xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần.
- Đồng bộ thư mục lưu trữ này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Trên đây, itvnpt.vn đã hướng dẫn bạn cách đọc hóa đơn điện tử file xml và một số thông tin quan trọng liên quan. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp kế toán mới vào nghề dễ dàng hơn khi tiếp cận với hóa đơn điện tử.
>> Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ hóa đơn điện tử vnpt, có thể tìm hiểu tại đây. Hoặc gọi ngay hotline: 0913 613 539 để được hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử và cách đăng ký HĐĐT.
