Thông thường, với hóa đơn giấy thì kế toán sẽ kẹp vào sổ chứng từ để lưu trữ. Tuy nhiên với hóa đơn điện tử, kế toán phải quản lý ở dạng hình ảnh hóa đơn do bên bán gửi. Vì vậy cần có những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông minh để lưu trữ.

Nếu bạn là kế toán mới vào nghề thì bài viết sau đây sẽ rất hữu ích cho bạn. Sau đây là cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông minh được các kế toán nhiều năm kinh nghiệm sử dụng. Cách làm này giúp quản lý dữ liệu tốt nhất, hiệu quả nhất; tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

Cách 1: Sử dụng Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào

Khi vào làm việc tại doanh nghiệp, nhân viên kế toán sẽ được công ty tạo cho một email riêng để trao đổi công việc với sếp và các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên bạn không nên sử dụng email này để lưu hóa đơn điện tử bởi sẽ dễ bị nhầm lẫn với các nội dung khác của công ty và khó quản lý dữ liệu. Vì vậy bạn có thể tạo một email mới riêng chỉ để nhận hóa đơn điện tử đầu vào. 

Ưu điểm: Cách làm này sẽ giúp kế toán mới vào nghề có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu, không bị trở ngại khi tìm kiếm hóa đơn.

Tuy nhiên, cách làm này có thể gây ra một số những hạn chế như:

• Cách làm này có thể bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và không tự tin với khả năng của mình. Bởi vậy, bạn có thể bị yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
• Nguy cơ bị mất dữ liệu khi tài khoản bị xóa.
• Khi thôi việc ở công ty đó, kế toán sẽ phải sao dữ liệu sang tài khoản email mới.
• Vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.

Cách 2: In hóa đơn điện tử để lưu trữ

Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào này được nhiều kế toán lựa chọn bởi nó hạn chế được những rủi ro mất dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ ở cả 2 hình thức là email và giấy.

Ưu điểm:

• Không cần tạo thêm email mới để nhận hóa đơn.
• Khắc phục được các hạn chế của việc tạo email mới ở cách 1.

Hạn chế:

• Phải in ấn, lưu trữ, tốn kém thêm chi phí.
• Phải quản lý nhiều đầu mục nên khó tra cứu và kiểm tra hóa đơn.
• Không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn.
• Vẫn phải hạch toán như bình thường lên phần mềm kế toán.

Cách 3: Lưu ảnh trên máy tính để theo dõi

Nhiều người làm kế toán chia sẻ cách quản lý hóa đơn đầu vào bằng cách này: Đó là sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email thì sẽ tải về và lưu vào một folder trên máy tính rồi đặt tên cho hóa đơn theo ngày tháng năm, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Dạng như: HÓA ĐƠN 12/6/2021 Công ty dịch vụ viễn thông VNPT – TK001.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít phát sinh dịch vụ sản xuất, mua bán hàng hóa.
• Dễ thao tác, tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết.

Nhược điểm:

• Mất nhiều thời gian hơn để tra cứu hóa đơn do không thao tác được với nhiều hóa đơn một lúc.
• Không lọc được hóa đơn theo nhà cung cấp khi cần tra cứu.
• Kiểm tra bằng mắt thường nên dễ bị sai sót.
• Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố.
• Vẫn phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán.

Cách 4: Sử dụng bảng tính Excel

Sau khi nhận hóa đơn qua email thì kế toán sẽ nhập liệu thủ công lên bảng tính excel và dán link mã tra cứu đến hòm thư để tiện việc kiểm tra và thao tác sau này.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít có nghiệp vụ phát sinh.
• Phù hợp với kế toán mới có thói quen dùng bảng tính excel.

Nhược điểm:

• Dễ sai sót do nhập thủ công từ email vào bảng tính và lên phần mềm kế toán.
• Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email.
• Không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn.
• Tốn nhiều thời gian để kiểm tra và đối chiếu với thông tin gốc.

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Đây là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp.

Ưu điểm:

Tiết kiệm đáng kể thời gian: nhập liệu, đối chiếu, so sánh, kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường.

• Giảm thiểu các sai sót trong khi nhập liệu.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào, thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn và chữ ký số…
• Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán do dữ liệu được tập trung tại 1 đầu mối duy nhất.
• Thông tin và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập và hạch toán lên phần mềm kế toán mà không cần nhập tay như sử dụng file excel.
• Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hóa đơn khi cần.

Hạn chế:

• Mất thêm chi phí để sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.
• Phải chọn được nhà cung cấp uy tín mới có được sự hỗ trợ tốt nhất.

Có nên sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS

Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS là công cụ đắc lực cho Doanh nghiệp, cho các bộ phận Tài chính – Kế toán.

Ưu điểm nổi bật:

• Giảm 80% thời gian để xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.
• Quản lý, lưu trữ hoá đơn hiệu quả và khoa học.
• Dữ liệu được cập nhật tức thì.
• Giảm thiểu các rủi ro bị phạt hành chính về quản lý hóa đơn
• Hỗ trợ 24/7.

Các tính năng của phần mềm VNPT EIMS:

• Phân tích hóa đơn đầu vào, tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.
• Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
• Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.
• Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.

Minh chứng cho chất lượng của phần mềm VNPT EIMS:

Có rất nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn tại Việt Nam sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào của VNPT. Trong đó có thể kể đến như:

Tập đoàn Vingroup, Tổng Cty Vinamilk, Tổng Cty Sabeco, CP group, Cty Friesland Campina Vietnam, Cty Carrier VN, Cty Trane, Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh Viện Thống Nhất, Bệnh Viện Becamex, Petrolimex, Tập đoàn khách sạn Marriott, Tập đoàn khách sạn Accor, Tổng Cty Cấp nước Bình Dương, Cấp nước Cần Thơ, Cấp nước Sóc Trăng, Bệnh viện Nhi Đồng TP, Bệnh viện Nhi Đồng 1, Sawaco, Cấp nước Thủ Đức, Cấp nước Phú Hòa Tân, Công ty Kido,…

Trên đây là các cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào cho kế toán. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này có thể giúp bạn cập nhật thêm kinh nghiệm và kiến thức hữu ích, phục vụ cho công việc của mình. Nếu công ty, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT EIMS, hãy liên hệ theo hotline: 0913 613 539 để được tư vấn hỗ trợ nhiệt tình.

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử đầu vào EIMS VNPT