Xử lý hóa đơn điện tử viết sai là một trong những điều kế toán cần biết để có thể tự xử lý khi có sai sót. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót khi xuất hóa đơn điện tử, có thể là chủ quan hoặc khách quan. Vậy khi gặp phải tình huống ấy, bạn cần xử lý như thế nào. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai chi tiết!
Các tình huống sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Viết sai địa chỉ, mã số thuế.
- Xuất sai ngày, sai đơn giá, thành tiền, sai tiền thuế, sai số tiền bằng chữ…
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Tùy vào hóa đơn mà doanh nghiệp bạn sử dụng mà bạn sẽ áp dụng theo quy định của loại hóa đơn đó để xử lý hóa đơn điện tử viết sai.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai cho doanh nghiệp theo thông tư 32/2011
Nếu chưa gửi khách hàng => hủy hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới.
Nếu đã gửi cho khách hàng rồi => Xem HĐĐT đó đã kê khai thuế chưa => Nếu chưa thì lập biên biển hủy và xuất hóa đơn mới thay thế => Nếu đã kê khai thuế => Lập biên bản điều chỉnh => xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Nếu chỉ sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST (mã số thuế) thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.
Cách xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020 và thông tư 78/2021
Căn cứ theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót và khoảng 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế.
Cách xử lý sai sót căn cứ theo HĐ ĐT có mã của cơ quan thuế và HĐ ĐT không có mã của cơ quan thuế.
Nếu hóa đơn điện tử sai sót có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Chưa gửi người mua
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy HĐ ĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau đó cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy HĐ ĐT đã được cấp mã có sai sót.
Bước 2: Bên bán lập HĐ ĐT mới có ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi người mua.
Trường hợp 2: Đã gửi người mua
Nếu chỉ sai về tên, địa chỉ người mua, không sai các nội dung khác thì chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và lập lại hóa đơn. Sau đó người bán thông báo với cơ quan thuế về HĐ ĐT có sai sót theo mẫu mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nếu sai cả mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, quy cách hàng hóa ghi trên hóa đơn thì sẽ xử lý như sau:
– Cách 1: Lập HĐ ĐT điều chỉnh lại những sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ ” Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Lưu ý, riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn sai sót thì điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh
– Cách 2: Lập HĐ ĐT mới thay thế cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu… số… ngày… tháng… năm ”.
Người bán ký số trên hóa đơn mới đã lập sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐ ĐT mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện HĐ có sai sót
CQT thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành theo nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hết thời hạn thông báo mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2.
Trường hợp quá 2 lần thông báo thì cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn điện tử sai sót không có mã của cơ quan thuế
– Nếu sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn bị sai và không phải lập lại hóa đơn.
– Nếu sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng thì có thể xử lý như sau:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ ” Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót. Hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu… số… ngày… tháng… năm ”.
Người bán ký số trên hóa đơn mới đã lập sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐ ĐT mới để gửi cho người mua.
– Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán giống như trường hợp 3 ở trên.
Trên đây là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai chi tiết từng trường hợp. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
Nếu chưa đăng ký hóa đơn điện tử hoặc cần hỗ trợ các giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Bạn click để xem hướng dẫn chi tiết tại đây! Hoặc liên hệ ngay hotline 0913 613 539 để được tư vấn nhanh!
