Chữ ký số cá nhân mặc dù không được sử dụng phổ biến như chữ ký số khác nhưng nó cũng đóng góp rất nhiều lợi ích trong công việc. Để biết chữ ký số cá nhân là gì và những thông tin liên quan đến chữ ký số cá nhân thì mời bạn tham khảo bài viết sau đây.
Chữ ký số cá nhân là gì?
Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử. Nó tương đương với chữ ký tay của một cá nhân nhưng được số hóa nhằm giải quyết những hạn chế của chữ ký tay. Cụ thể:
Chữ ký số cá nhân giúp xác thực danh tính của một người khi:
- Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: Hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận…
- Tham gia các giao dịch trực tuyến như: Kê khai thu nhập cá nhân, mua bán trực tuyến, giao dịch chứng khoán…
Nội dung trên chữ ký số cá nhân bao gồm:
- Tên cá nhân đăng ký chứng thư số.
- Tên công ty cung cấp dịch vụ chữ ký số đã cấp chứng thư số.
Để đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín.
Các đối tượng được sử dụng chữ ký số cá nhân
Mọi công dân Việt Nam bao gồm: cá nhân, cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức doanh nghiệp đều có thể sử dụng chữ ký số cá nhân tương đương với chữ ký tay của mình.
Các đối tượng cụ thể như: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán…
Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:
- Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân, cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép, thì sẽ có hiệu lực tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
- Các văn bản điện tử, được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, có giá trị như văn bản giấy được lý tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
- Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý trên các văn bản điện tử như: tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác…
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân
Mặc dù chữ ký số cá nhân có giá trị tương đương với chữ ký tay nhưng hiện tại nó vẫn còn chưa được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, không thể phủ nhận những lợi ích mà nó mang đến:
Giảm thiểu chi phí hành chính
Việc in ấn để ký và lưu trữ tài liệu khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Chính vì vậy việc sử dụng chữ ký số cá nhân sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí hành chính.
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ
Khi sử dụng chữ ký số cá nhân, bạn sẽ không phải mất thời gian chờ đợi văn bản được in ấn rồi chuyển qua các phòng ban trong công ty nữa. Chỉ cần một thao tác ký đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng
Bạn sẽ không phải chuẩn bị tài liệu bản cứng để in ấn. Chỉ cần xem tài liệu trên máy tính hoặc điện thoại và ký số trực tiếp trên đó là xong. Khi cần tra cứu tài liệu cũng vô cùng dễ dàng.
Ký duyệt mọi lúc mọi nơi
Nếu là văn bản giấy tờ thì chỉ có thể ký khi người ký có mặt tại văn phòng công ty. Tuy nhiên với chữ ký số cá nhân, người dùng có thể ký bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
Hướng dẫn đăng ký và sử dụng chữ ký số cá nhân
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token
Sau khi đặt mua chữ ký số cá nhân thành công. Bạn thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số cá nhân qua USB Token bằng cách liên hệ hoặc nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
Sau khi thẩm định hồ sơ đăng ký sẽ chuyển qua bước 3.
Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token
Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công thì USB token sẽ được gửi về cho đơn vị.
Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế
Người dùng có thể sử dụng chữ ký số cá nhân sau khi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế.
Tại sao nên lựa chọn chữ ký số cá nhân của VNPT?
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân. Tuy nhiên chữ ký số cá nhân của VNPT vẫn được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Khác biệt với giải pháp ký số thông thường sử dụng USB Token, khóa bí mật của chữ ký số từ xa SmartCA của VNPT được lưu trữ tại trung tâm của nhà cung cấp. Việc kích hoạt khóa này lại trải qua những khâu rất chặt chẽ. Ngay cả tổ chức cung cấp dịch vụ ký số từ xa cũng không thể kích hoạt hộ hay ký hộ khách hàng được.
Với ký số từ xa SmartCA, khách hàng không còn bị phụ thuộc vào thiết bị vật lý như trước, có thể yên tâm vì mức độ an toàn rất cao, đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của châu Âu (eIDAS), có thể ký trên đa nền tảng (bao gồm smartphone, tablet…), ký mọi lúc, mọi nơi ký theo lô và có tốc độ ký nhanh gấp nhiều lần so với các giải pháp ký số thông thường.
Để giúp cộng đồng, người dân dễ dàng tiếp cận tới dịch vụ này, VNPT cũng đã có những nghiên cứu để triển khai linh hoạt các gói ký số từ xa SmartCA với chi phí hợp lý, phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách hàng.
Vậy là bạn đã biết chữ ký số cá nhân là gì, lợi ích của nó. Nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân, hãy liên hệ hotline 0913 613 539 để được nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, chu đáo.
