Trong thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ như hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy chính là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với nhiều lợi ích thiết thực, dịch vụ này còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại, góp phần nâng cao thương hiệu.

Dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử , do các tổ chức hoặc cá nhân cung cấp nhằm ghi nhận nhiều thông tin khác nhau. Những thông tin này có thể là tập hợp các thông tin  về hàng hóa, ký số, ký điện tử và cung ứng dịch vụ theo quy định và được Khởi tạo, Lập, Gửi, Nhận, Lưu trữ và Quản lý qua phương tiện điện tử. Khách hàng có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn này sang dạng giấy khi cần.

Theo đó, hóa đơn dạng điện tử bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng cho người bán hàng  và cung cấp dịch vụ, thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp này bao gồm cả những hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng đối với người bán hàng, cung cấp dịch vụ và kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp. Dạng hóa đơn này cũng bao gồm cả những hóa đơn tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Những loại hóa đơn khác bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc những chứng từ điện tử được quy định tại Điều 6 Nghị định 119.
• Hóa đơn là phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật liên quan.

Những ưu điểm khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Nhờ sự phát triển của công nghệ số và mạng lưới dữ liệu toàn cầu, hóa đơn mã hóa được xem là giải pháp hiện đại tối ưu, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cụ thể là:

Tiết kiệm chi phí vận chuyển và lưu trữ

Với những hóa đơn giấy thông thường, khi cần thực hiện thanh toán và nhận hóa đơn cần phải thực hiện trực tiếp. Mặt khác, hóa đơn này nếu cần lưu trữ và bảo quản rất mất thời gian, khi tìm kiếm lại gặp nhiều khó khăn. Những bất cập này đều được giải quyết với việc chuyển hóa đơn sang dạng điện tử, có thể truy cập và lưu trữ dễ dàng.

Tuyệt đối an toàn và bảo mật

Hóa đơn dưới dạng điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống  phần mềm, khách hàng có thể thuận tiện truy cập cũng như lưu trữ và trích xuất hóa đơn trực tiếp qua hình thức online. Vậy nên, bạn hoàn toàn có thể an tâm, tránh được những rủi ro bị hư hỏng như bảo quản hóa đơn giấy và hạn chế tình trạng hóa đơn giả.

Giảm bớt các thủ tục hành chính

Sử dụng hóa đơn mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và những thủ tục hành chính cũng được đơn giản hóa. Khách hàng được hướng dẫn chi tiết và dễ dàng khởi tạo hóa đơn.

Nhiều phương thức gửi hóa đơn

Phương thức gửi hóa đơn cũng nhanh chóng và vô cùng tiện lợi. Khách hàng có thể nhận được hóa đơn dưới nhiều hình thức như email, sms,…

Tại sao nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT?

Theo quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn dạng điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính. Hình thức giao dịch mới này dần trở thành định hướng mới trong tương lai. Đặc biệt, khi khách hàng sử dụng dịch vụ của VNPT sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm được nhiều chi phí như: in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
• Hạn chế được những rủi ro về hóa đơn như  mất mát, rách, hỏng, cháy trong quá trình lưu trữ, bảo quản và vận chuyển.
• Tối ưu thời gian thanh toán do việc khởi tạo, gửi, nhận hóa đơn thực hiện dễ dàng qua các phương tiện điện tử.
• Đơn giản hóa cách sử dụng hóa đơn, dễ dàng quản lý, tiếp nhận, tìm kiếm cũng như kê khai thuế, đáp ứng nhiều nhu cầu đặc thù khác nhau của doanh nghiệp.
• Thuận tiện cho quá trình hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của công ty, doanh nghiệp về kê khai, nộp thuế.
• Gói dịch vụ đa dạng đi kèm mức giá thành phải chăng, dễ dàng kết nối với các hệ thống CRM, ERP, Kế toán, Tính cước,… 

Xem thêm:

Hợp đồng điện tử – Tiện ích mọi doanh nghiệp nên dùng

Giải pháp quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice cho doanh nghiệp

Một số câu hỏi thường gặp về dịch vụ hóa đơn điện tử

Dịch vụ hóa đơn mã hóa tuy không phải là hình thức mới nhưng cũng có nhiều khách hàng băn khoăn, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:

Những đối tượng nào có thể sử dụng dịch vụ hóa đơn dạng điện tử?

Đối tượng sử dụng phần mềm Hóa đơn dạng điện tử do VNPT cung cấp rất đa dạng, cụ thể là:

• Các đơn vị, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có phát hành hóa đơn/chứng từ dùng kê khai thuế đến khách hàng như dịch vụ bưu chính, viễn thông, truyền hình, siêu thị, điện nước…
• Ngân hàng tín dụng, chứng khoán hoặc dịch vụ bảo hiểm.
• Nhà hàng, khách sạn và bán hàng trực tuyến và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, hàng hóa khác…

Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng không?

Hiện tại hầu hết chi cục thuế đã đồng đống loạt áp dụng thí điểm sử dụng hóa đơn  dạng điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập. Như vậy, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời gian sử dụng bắt buộc hóa đơn này là 01/11/2020.

Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang quan tâm. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ 0918884113 – 0911848486 để được VNPT tư vấn.