Tại điều 59, Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP nêu rõ: “Kể từ ngày 01/07/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử”. Vậy hóa đơn điện từ là gì? Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần tìm hiểu những thông tin gì?

Top 10 điều cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn xuất khẩu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu hàng hóa dịch vụ qua nước ngoài.
• Hóa đơn giá trị gia tăng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao.
• Hóa đơn bán hàng áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trực tiếp.
• Hóa đơn khác gồm: Vé, thẻ, tem, tem phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu xuất kho,…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,
• Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc

Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện đảm bảo hóa đơn điện tử được công nhận

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thông tin cần có trên hóa đơn điện tử

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số thứ tự hóa đơn. Thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1, Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ…
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
• Thời điểm lập và gửi hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có),…

Lưu ý: Hóa đơn được ghi bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn (). Hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn điện tử sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:

“Kể từ ngày 01/07/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử”.

Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ: “Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.

Điều kiện để tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Người khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Điều kiện 1: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Điều kiện 2: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Điều kiện 3: Có đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

Điều kiện 4: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều kiện 5: Có phần mềm bán hàng, quản lý khách hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Điều kiện 6: Có quy trình sao lưu, lưu trữ, khôi phục dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng đầy đủ hoặc chứng minh được sự tương thích với các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ.
• Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố để đảm bảo dữ liệu vẫn được sao lưu trực tuyến.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Muốn phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ thủ tục:

• Có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư 32/2019/TT-BTC).
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.

Lưu ý: Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp. Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng HĐĐT theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Điều kiện của tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp giải pháp HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện 1: Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; hoặc Giấy chứng nhận đầu tư; hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Điều kiện 2: Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử. Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.

Điều kiện 3: Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp; hoặc giữa các tổ chức với nhau.

Điều kiện 4: Có hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo yêu cầu kinh doanh; và theo quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

Điều kiện 5: Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên.

Điều kiện 6: Có các quy trình sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.

Điều kiện 7: Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận thông tin giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

Điều kiện 8: Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: Danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp HĐĐT của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên bán (hay còn gọi là bên phát hành hóa đơn) hay bên mua là bên tiếp nhận hóa đơn và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 01 bản kê khai hóa đơn điện tử duy nhất.

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

• Qua Email, tin nhắn SMS ngay sau khi thanh toán hóa đơn điện tử.
• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT

Khách mua hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Đối với là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ không cần phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần phải ký vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bao gồm: Các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu,… thì trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với hóa đơn điện tử mua hàng như: điện, nước, viễn thông thì khách hàng không cần phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, mà hóa đơn này vẫn được cơ quan pháp lý, cơ quan Thuế chấp nhận.

Một số trường hợp đặc biệt xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua không cần ký số vào hóa đơn.

Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?

Kê khai như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy; và có chữ ký + dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế; hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

Nếu phát hiện sai sót khi nhận hóa đơn điện từ thì xử lý như thế nào?

Người mua và người bán có thể thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

Người bán lập 1 hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót và gửi cho người mua. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, gửi ngày tháng năm,…

Hóa đơn điện tử xóa bỏ phải được lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

• Người bán, người mua sử dụng hóa đơn điện tử phải sử dụng số kế toán. Báo cáo tài chính phải lưu trữ theo thời hạn quy định của luật Kế Toán.
• Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ gữ liệu.
• Hóa đơn điện tử được lập để lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:
• Nội dung hóa đơn điện tử có thể truy cập, tham chiếu khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định: nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Có thể sử dụng song song giữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay không?

Có. Một số doanh nghiệp, tổ chức vẫn sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Nhưng cần lưu ý một số điểm sau:

• Cùng một hóa đơn không được xuất hai hình thức hóa đơn.
• Chỉ sử dụng song song hai hóa đơn với mặt hàng, dịch vụ kinh doanh khác nhau.
• Tuân thủ các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có.

VNPT – đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp tin tưởng

Dịch vụ Hóa đơn điện tử (VNPT-Invoice) là giải pháp hóa đơn điện tử của VNPT, đáp ứng đầy đủ các thông tư, nghị định và điều kiện pháp lý để thay thế hóa đơn giấy theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế.

Là đơn vị tiên phong trong việc triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử tại Việt Nam. VNPT Invoice hiện là nhà cung cấp giải pháp top đầu được tin dùng.

Bên cạnh đó, VNPT cũng đang sở hữu trong tay một hệ sinh thái số rộng lớn bao gồm: chữ ký điện tử VNPT CA, Hợp đồng điện tử (VNPT eContract), nền tảng quản trị doanh nghiệp SME toàn diện (VNPT OneBusiness)…

So với nhiều đơn vị cùng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường. Khi lựa chọn VNPT, khách hàng có thể đồng bộ quản lý, số hóa mọi khâu trong quá trình hoạt động, sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, VNPT cũng có thể hỗ trợ tối đa, tối ưu cho khách hàng trong toàn bộ quá trình sử dụng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử của VNPT có khả năng thích ứng cao trong các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay hotline 0913 613 539 để được tư vấn dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT. Hy vọng rằng top 10 điều cần biết về hóa đơn điện tử đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.