Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp mang đến những lợi ích gì cho tổ chức và các cá nhân như: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán,…? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết lý do tại sao chữ ký số cá nhân được sử dụng phổ biến hiện nay.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp

Hiện nay, chính phủ khuyến khích doanh nghiệp thực hiện số hóa trong các hoạt động kinh doanh, do đó việc sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là điều tất yếu, góp phần thúc đẩy việc số hóa nền kinh tế.

Sau đây là 4 ưu điểm lớn khiến chữ ký số cá nhân được ứng dụng rộng rãi:

Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Giờ đây, việc ký hồ sơ văn bản sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian như trước nữa bởi các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,… sẽ được ký số ngay trên các thiết bị điện tử. Không bị giới hạn về mặt không gian và thời gian.

Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì:

Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực pháp luật tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.

Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Giảm thiểu chi phí hành chính

Chi phí hành chính bao gồm: in ấn, bảo quản, lưu trữ tốn một khoản không nhỏ của các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng chữ ký tay. Khi chuyển sang sử dụng chữ ký số cá nhân, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản không nhỏ.

Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Khi ký điện tử, doanh nghiệp sẽ không phải in hồ sơ bản cứng, có thể xem tài liệu trên máy tính bảng, hay điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Khi cần có thể dễ dàng tra cứu, quản lý, tránh thất lạc hồ sơ vì mọi dữ liệu đều được lưu trên hệ thống phần mềm.

Ký mọi lúc mọi nơi

Không cần phải có mặt tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân trong các doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể dễ dàng ký văn bản, hợp đồng… ở bất cứ nơi đâu chỉ với một chiếc điện thoại có cài đặt ứng dụng.

Ký mọi lúc mọi nơi khi sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cá nhân uy tín

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân cho doanh nghiệp vì vậy khách hàng có thể gặp đôi chút khó khăn khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Để biết nhà cung cấp chữ ký số nào tốt, bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau:

Khả năng tích hợp: Phần mềm ký số của nhà cung cấp phải có khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm của doanh nghiệp như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, khai thuế, bán hàng…

Nhà cung cấp có uy tín trên thị trường: Hiện nay, nhu cầu đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp tăng cao nên xuất hiện không ít các đối tượng lừa đảo trục lợi. Do đó các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Tốt nhất, nên chọn những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường để được hỗ trợ xử lý mọi vấn đề khi gặp sự cố và tránh những rủi ro khi mua phải chữ ký vi phạm pháp luật.

Tại sao nên chọn chữ ký số cá nhân VNPT?

  • Hiện tại ở Việt Nam mới chỉ có VNPT là đơn vị đầu tiên được cấp lại 3 lần giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Điều này chứng tỏ, chữ ký số VNPT-CA là đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, đáng tin cậy và có chất lượng tốt. Vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức có thể yên tâm sử dụng chữ ký số VNPT trong các giao dịch điện tử mà không lo bị giả mạo lừa đảo. 
  • Tính bảo mật của chữ ký số VNPT cao, hoạt động dựa trên công nghệ mã khóa công khai (RSA).
  • Phần mềm VNPT-CA Token Manager của VNPT cung cấp nhiều chức năng, giúp người dùng thuận tiện trong quá trình sử dụng: Quản lý chữ ký số cá nhân/doanh nghiệp; Tính năng mở khóa USB Token; Thay đổi mã PIN; Gia hạn chứng thư số.
  • Tổng đài hỗ trợ chữ ký số VNPT chuyên nghiệp, hỗ trợ giải đáp nhanh chóng, chính xác, xử lý lỗi hiệu quả hoàn toàn miễn phí.

>> Nếu bạn quan tâm đến chữ ký số VNPT thì đọc tài liệu và hướng dẫn sử dụng cho chữ ký số VNPT-CA sẽ hữu ích cho bạn!

Trên đây là những lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số nào uy tín thì VNPT là sự lựa chọn hoàn hảo. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, báo giá dịch vụ chữ ký số cá nhân vnpt.

Tải thêm: App VNPT Smart CA