Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để khai báo thuế, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội và khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện nay, số lượng các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số ngày càng nhiều nhưng không phải ai cũng hiểu hết về chữ ký số. Bài viết hôm nay sẽ chia sẻ về những lưu ý khi mua chữ ký số để chúng ta có thể hiểu rõ hơn về giải pháp chữ ký số và phục vụ tốt nhất cho việc hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
Nắm được cơ sở pháp lý của chữ ký số?
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Những quy định về các giao dịch điện tử chữ ký số công cộng của các tổ chức cung cấp được quy định rõ ràng tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP.
Theo quy định của pháp luật, chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý, được thay thế cho chữ ký mực thông thường.
Tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP được ban hành vào ngày 15/2/2007 khi tiến hành các giao dịch điện tử chữ ký số công cộng phải được tổ chức cung cấp, có chứng thực. Việc đăng ký chữ ký số sẽ có 2 quá trình như sau:
- Giai đoạn tạo chữ ký (có khoá bí mật để sử dụng chữ ký).
- Giai đoạn kiểm tra chữ ký (xem chữ ký đã công khai và hợp lệ hay chưa).
Nên sử dụng loại chữ ký số nào?
Hiện nay có 03 loại chữ số ký được sử dụng đó là:
Chữ ký số USB Token: Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay, được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên giá thành khá cao, dễ thất lạc, có thể xảy ra sự cố khi kết nối token với máy, chữa đáp ứng được nhiều người không thể truy cập cùng lúc trên 1 token …
Chữ ký số Smartcard tích hợp SIM: Đây là loại chữ ký số được phát triển bởi các nhà mạng, nên nó linh động ngay cả khi ký số trên điện thoại di động. Tuy nhiên, nếu đi công tác ở nước ngoài hoặc nằm ngoài vùng phủ sóng thì việc ký số sẽ không thực hiện được.
Chữ ký số HSM: Đây cũng là một loại chữ ký số được nhiều người lựa chọn bởi tính năng bảo mật và hiệu năng hoạt động. Nó cũng sử dụng phần cứng giống USB nhưng tính năng cao cấp hơn, phù hợp với các doanh nghiệp lớn, cho phép nhiều người cùng ký số tại các điểm khác nhau, giới hạn dưới 20 điểm. Tuy nhiên loại chữ ký số này có giá thành khá cao.
Chữ ký số từ xa online: Đây là loại chữ ký số mới nhất hiện nay, có thể khắc phục được những nhược điểm của chữ ký số USB Token và loại tích hợp SIM. Nó sử dụng công nghệ tiện ích đám mây để ký số mà không cần phải sử dụng các thiết bị phần cứng hỗ trợ. Chỉ cần dùng thiết bị thông minh có kết nối internet là ký được, vô cùng tiện lợi, có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi cho cá nhân, doanh nghiệp. Tính bảo mật cao, sử dụng xác thực 2 yếu tố. Giá thành được đánh giá là hợp lý.
Các thông tin có trên chữ ký số bao gồm những gì?
Chữ ký số có những nội dung cơ bản sau:
- Thông tin doanh nghiệp: Mã số thuế, tên doanh nghiệp.
- Số hiệu của chữ ký số (số seri).
- Thời hạn có hiệu lực của chữ ký số;
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số.
- Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số;
- Những hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Các thông tin khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Xác định mục đích sử dụng chữ ký số?
Chữ ký số có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp:
- Có thể thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mại điện tử ở môi trường số. Giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.
- Có thể sử dụng trong các giao dịch trực tuyến như mua bán, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.
- Dùng để khai thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này.
- Có thể ký hợp đồng trực tuyến mà không cần gặp mặt, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.
- Đóng bảo hiểm bằng chữ ký số.
- Ứng dụng vào quản lý của doanh nghiệp với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.
Sau khi đã xác định cụ thể mục đích sử dụng thì khách hàng có thể dễ dàng quyết định sử dụng loại chữ ký số nào cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình.
Cơ chế hoạt động của chữ ký số?
Chữ ký số hoạt động được dựa trên 1 cặp khóa gồm: Khóa công khai và khóa bí mật.
Khóa công khai – sử dụng mật mã bất đối xứng nhằm để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi một khóa bí mật tương ứng.
Khóa bí mật – sử dụng thuật toán mật mã bất đối xứng, dùng để tạo chữ ký số và mỗi người sử dụng chỉ được cấp một khóa duy nhất và khóa này phải được giữ bí mật tuyệt đối.
Xin cấp chữ ký số ở đâu?
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Khách hàng có thể tham khảo bảng giá chữ ký số của các đơn vị cung cấp cũng như so sánh chất lượng dịch vụ của mỗi bên để quyết định nên lựa chọn sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp nào.
Ngoài ra bạn cần lưu ý khi mua chữ chữ ký số cho doanh nghiệp như sau:
- Nên chọn mua chữ ký số của những nhà cung cấp có văn phòng, trung tâm, trụ sở hỗ trợ trực tiếp tại khu vực mình sinh sống để có thể dễ dàng hỗ trợ cho các phát sinh xảy ra mà hỗ trợ online không thể giải quyết được.
- Nên mua chữ ký số của những đơn vị có sự hỗ trợ sau bán hàng tốt để bất cứ khi nào dịch vụ chữ ký số có vấn đề, bạn sẽ được hỗ trợ tốt nhất.
- Giá của chữ ký số có sự khác nhau ở từng nhà cung cấp do thời hạn sử dụng và chính sách bán hàng, hỗ trợ sau bán khác nhau. Doanh nghiệp nên lựa chọn mua chữ ký số của những đại lý có nhiều năm kinh nghiệm và được nhiều người sử dụng.
Có nên đăng ký dịch vụ chữ ký số của VNPT?
Dịch vụ chữ ký số của VNPT được pháp luật thừa nhận và có đầy đủ giá trị pháp lý. Đến nay, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng VNPT-CA của VNPT đã phục vụ rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hoàn hảo nhất.
- VNPT là đơn vị đầu tiên được 3 lần cấp giấy phép chứng nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức có thể yên tâm sử dụng chữ ký số VNPT trong các giao dịch điện tử mà không lo bị giả mạo lừa đảo.
- Phần mềm VNPT-CA Token Manager của VNPT cung cấp nhiều chức năng như: Quản lý chữ ký số cá nhân/doanh nghiệp, tính năng mở khóa USB Token, thay đổi mã PIN, gia hạn chứng thư số.
- Các thao tác gia hạn và cập nhật chứng thư số VNPT mới vô cùng đơn giản. Có thể tự thực hiện hoặc nhờ sự hỗ trợ của nhân viên tư vấn VNPT. Trước khi chứng thư số sắp hết hạn, trong khoảng 60 ngày còn lại, hệ thống sẽ chuyển màu cam để báo hiệu cho khách hàng chuẩn bị gia hạn.
- Các điểm giao dịch của VNPT được phân bổ khắp các tỉnh, thành phố. Do đó, khách hàng có thể dễ dàng liên hệ và được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.
Trên đây là những lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Nếu bạn có nhu cầu mua chữ ký số thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline: 0913 613 539 để được nhân viên tư vấn, báo giá nhanh chóng. Rất hân hạnh được đồng hành và phục vụ quý khách hàng.
