Để ghi nhận doanh thu đơn vị cũng như quản lý kinh doanh, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn. Vì vậy, thu ngân cần phải nắm rõ được ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trang bị kiến thức về hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình kinh doanh thuận lợi và hiệu quả nhất.
Pháp luật quy định ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử
Ngày lập, ngày ký hóa đơn điện tử được quy định trong các văn bản pháp luật. Những thời điểm này được nêu chi tiết cho từng lĩnh vực khác nhau. Cụ thể là:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Mỗi một lĩnh vực, ngành hàng sẽ có thời gian khác nhau.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa: Là thời điểm không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền, khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ: Là thời điểm không phân biệt đã thu tiền hay chưa, khi đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ,…. chậm nhất 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website, hệ thống thương mại điện tử chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày chứng từ không xuất ra trên hệ thống thương mại điện tử.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử với lĩnh vực xây dựng, xây đặt đó là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, lắp đặt hoàn thành mà không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là thời điểm do người xuất khẩu thỏa thuận với người nhập khẩu.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với lĩnh vực xăng dầu: Đối với các cửa hàng bán lẻ cho người mua là cá nhân kinh doanh, tổ chức,… hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên có bảng kê và chứng từ khác có xác nhận hai bên.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán dầu thô, khí thiên nhiên, condensate, khí đồng hành, khí than: Thời điểm lập hóa đơn không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền, được quy định tại khoản 1, Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Thời điểm ký hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua theo thỏa thuận giữa hai bên bằng cách thức truyền nhận đã thống nhất. Lúc này sẽ thực hiện ký hóa đơn.
Trong trường hợp người mua hàng là đơn vị kế toán, theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thoả thuận giữa hai bên, người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn có đủ chữ ký của hai bên cho người bán.
Ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp pháp không?
Tổng cục Thuế kết luận thời điểm lập hóa đơn điện tử và thời điểm ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau (Căn cứ công văn 2535/TCT-CS ngày 24/06/2019). Nếu trường hợp hai ngày này khác nhau thì hóa đơn không đủ điều kiện để kê khai thuế và được coi là không hợp lệ.
Tuy nhiên, trong thực tế vẫn phát sinh một số vấn đề về ngày lập và ngày lập hóa đơn điện tử đó là:
- Hóa đơn điện tử không có ngày ký mà chỉ có ngày lập.
- Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau, hay ngày ký muộn hơn ngày lập.
Xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, vì thế trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật. Thông thường ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký trùng nhau. Vì vậy Tổng cục Thuế vẫn chấp nhận một số trường hợp đặc thù để xác định nghĩa vụ kê khai thuế.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Thời hạn áp dụng khi nào?
Như vậy, bài viết của VNPT đã giúp bạn hiểu rõ về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử. Ngày lập và ngày ký có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc kê khai và nộp thuế. Vì vậy, doanh nghiệp nên nắm bắt đầy đủ thông tin và thực hiện theo pháp luật để không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của mình.
Liên hệ ITVNPT để được giải đáp mọi thắc mắc về HĐĐT và dịch vụ HĐĐT qua hotline: 0913 613 539.
