Quy định về chữ ký số và hóa đơn điện tử 2022

Chữ ký số và hóa đơn điện tử là công cụ cần thiết để doanh nghiệp giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy có những quy định nào về việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử. Mời bạn tham khảo chi tiết ngay trong bài viết sau đây.

Những quy định về chữ ký số và hóa đơn điện tử

Thông tư số: 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về chữ ký số và hóa đơn điện tử. Các quy định này giúp cho việc thực hiện các giao dịch điện tử trở nên thuận lợi, an toàn cho người dùng. Sau đây sẽ là phân tích từng quy định cụ thể:

1. Mục đ trong Điều 3: Quy định về Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức:

Chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh:

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký số chữ ký điện tử:

Không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua, trường hợp này thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều này.

2. Mục e trong Điều 3: Quy định về Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.

3. Khoản 3 của Điều 3: Quy định về một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.

Trong trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung, thì sẽ thực hiện theo quy định tại Khoản 3 của Điều 3 của Thông tư. Cụ thể như sau:

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng

Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

Bên mua không phải đơn vị kế toán.
Trường hợp nếu bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống website của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn.

Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn

Trong trường hợp chữ ký số bị hết hạn thì doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Sau khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn là có thể xác thực hóa đơn như bình thường.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về hóa đơn điện tử bạn click vào đây!

Trên đây ITVNPT đã giải đáp chi tiết cho bạn về chữ ký số và hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp ích bạn và giúp bạn hiểu rõ hơn về 2 vấn đề nay. Còn nếu bạn cần tư vấn, hỗ trợ đăng ký chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng, chuyên nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, giải đáp mọi câu hỏi.

ITVNPT là đơn vị hỗ trợ cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Tham khảo ngay dịch vụ hóa đơn điện tử ITVNPT tại đây.

Hoặc liên hệ hotline (+84) 913613539 để được tư vấn đăng ký sử dụng.