Hợp đồng điện tử qua email có giá trị pháp lý như thế nào?
Tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định về Hợp đồng điện tử có ghi rõ: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thể hiện dưới dạng dữ liệu, bao gồm cả hình thức email. Loại hợp đồng ký kết qua email vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng ký tay nhưng cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.
Điều kiện ký kết hợp đồng điện tử qua Email
Dưới đây là một số điều kiện ký kết hợp đồng qua email mà chúng tôi tổng hợp cho bạn đọc:
- Giao kết hợp đồng qua Email phải có thỏa thuận chi tiết, phù hợp với luật giao dịch Điện tử.
- Cần có hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các bên về giao dịch qua Email như nhân lực, quy chế quản lý và phương tiện. Trong đó nguồn nhân lực phải cẩn trọng, trung thực, quy chế phải đầy đủ và chặt chẽ, phương tiện phải hiện đại, đáp ứng được nhu cầu công việc.
- Trình tự, thủ tục ký kết phải được các bên thống nhất rõ ràng, rành mạch. Đặc biệt là điều kiện để tài liệu giao dịch phải có hiệu lực và đảm bảo tuyệt đối tính an toàn dữ liệu, đầy đủ các thông tin về quy trình nhận gửi, địa điểm thời gian giao dịch, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
- Mẫu dấu công ty, chức danh, chữ ký có người có trách nhiệm ký hợp đồng, thông tin email, địa điểm, số điện thoại để phục vụ giao dịch phải được các bên đăng ký với nhau
- Mỗi bên tham gia hợp đồng điện tử sẽ giữ một bản gốc để đối chiếu và cần có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản email gốc và email tùy chỉnh theo tính chất giao dịch.
Giao dịch viên của các bên phải giữ liên lạc với nhau bằng điện thoại, số fax để thuận tiện trao đổi các thông tin liên quan đến giao dịch. Phương tiện này sẽ tăng thêm tính minh bạch và chứng cứ cho giao dịch.
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email
Hợp đồng điện tử ngày càng trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp bởi nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cụ thể như sau:
Truy cập email để xem hợp đồng
Ví dụ, bên A là bên B là hai bên sẽ thực hiện ký kết hợp đồng giao dịch. Sau khi soạn xong nội dung hợp đồng điện tử thì bên A sẽ gửi hợp đồng đó cho bên B. Lúc này, bên B sẽ truy cập email để xem hợp đồng.
- Sử dụng máy tính, điện thoại để mở email. Nếu ký hợp đồng bằng USB Token thì phải sử dụng máy tính.
- Chọn vào mục xem tài liệu
- Sử dụng tên email và mã truy cập được gửi trong email để đăng nhập link phần mềm hợp đồng điện tử.
- Xem các nội dung, điều khoản và vị trí cần ký trong hợp đồng
- Nếu có yêu cầu điện thông tin thì thực hiện theo hướng dẫn của bên A
Xem xét hợp đồng
Đầu tiên, bên B cần đọc kỹ tất cả các nội dung trong hợp đồng. Nếu đồng ý thì nhấn vào “ Xác nhận”. Nếu từ chối vui lòng nhấn “Từ chối”.
Trong trường hợp nếu nhấn vào mục “Từ chối” thì luồng ký của hợp đồng sẽ bị dùng mà không cần chuyển đến người ký tiếp theo. Thay vào đó, hệ thống sẽ gửi thông báo đến những người đã ký trước đó và người tạo hợp đồng. Sau đó, người tạo sẽ chỉnh sửa lại hợp đồng theo yêu cầu. Khi và chỉ khi tất cả người ý đồng ý xác nhận thì hợp đồng mới có hiệu lực.
Ký hợp đồng điện tử qua email
- Đầu tiên, lựa chọn biểu tượng bút ký trên hợp đồng
- Lựa chọn hình thức ký là tải file ảnh hoặc ký trực tiếp lên màn hình.
- Chọn “Điền chữ ký vào hợp đồng”, lưu ý có thể chỉnh sửa chữ ký bằng thao tác tải file ảnh khác hoặc ký vẽ lại. Hoặc cũng có thể sử dụng chữ ký số để đảm bảo sự tiện lợi.
- Chọn “Đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử” để hoàn tất việc ký kết hợp đồng điện tử qua email.
> Tìm hiểu thêm:
- Hợp đồng điện tử là gì? Ưu, nhược điểm của hợp đồng điện tử
- Hợp đồng điện tử – Tiện ích mọi doanh nghiệp nên dùng
Trên đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email tổng quát nhất dành cho hầu hết các loại hợp đồng mà VNPT giới thiệu cho bạn đọc. Các bước ký kết cũng như thủ tục có thể sẽ thay đổi linh hoạt tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây để được tư vấn hỗ trợ kịp thời.
- VNPT – Vinaphone khu vực Phía Nam
- Tư vấn bán hàng: 0918884113
- Tổng đài hỗ trợ 24/7: 18001260 Miễn phí cước
- Email: binhgt.dni@vnpt.vn
