Sử dụng hóa đơn đăng ký điện tử đang trở thành điều kiện bắt buộc của tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Bởi vậy, trong thời gian gần đây thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đang được rất nhiều khách hàng quan tâm. Dưới đây là hướng dẫn cách đăng ký thủ tục này một cách chi tiết và đầy đủ nhất mà bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng nên nắm được.
Điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện theo quy định của pháp luật tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, cụ thể như sau:
– Là đơn vị đáp ứng đủ điều kiện và thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế và trong các hoạt động ngân hàng.
– Đơn vị có địa điểm, mạng thông tin, các thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử.
– Có đội ngũ nhân sự có đủ trình độ khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
– Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo mọi dữ liệu tự động chuyển vào phần mềm tại thời điểm lập hóa hóa đơn.
– Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu chứng minh tương thích với các chuẩn mực của hệ thống.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Để đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo quy định của pháp luật, bao gồm:
Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định theo mẫu số 01 tại phụ lục của thông tư số 32/2011/TT-BTC do bộ Tài Chính ban hành ngày 14/03/2011. Doanh nghiệp có thể nộp thông qua cổng thông tin điện tử hoặc văn bản giấy.
Bước 2: Phát hành thông báo lập hóa đơn điện tử
Theo mẫu số 02 phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC do bộ Tài chính ban hành, Trước khi sử dụng hóa đơn doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quản quản lý thuế trực tiếp.
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi tới cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn này tới cơ quan thuế dưới dạng văn bản giấy. Yêu cầu hóa đơn mẫu này phải có định dạng chuẩn như khi gửi cho khách hàng.
Phản hồi từ cơ quan quản lý thuế trực tiếp sau khi nộp hồ sơ
Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra thông tin. Sau khi đã xét duyệt hồ sơ cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới công ty, có hai trường hợp xảy ra:
– Đăng ký thành công: Nếu hồ sơ được duyệt , quy trình đăng ký thành công doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử hợp pháp.
– Đăng ký không thành công: Nếu hồ sơ còn thiếu sót, không được cơ quan thuế phê duyệt, doanh nghiệp liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ.
Một số lưu ý khi đăng ký hóa đơn điện tử
Khi thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong trường hợp có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
– Doanh nghiệp cần hủy bỏ toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn tại và chưa sử dụng tới (nếu có) tính từ thời điểm doanh nghiệp được chấp thuận xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
– Nếu đơn đăng ký không được chấp thuận doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin, doanh nghiệp cần gửi lại cơ quan thuế mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết nhất
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử khi có sai sót mới nhất 2021
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT. Hy vọng với những chia sẻ này giúp cho doanh nghiệp tổ chức nắm được thông tin và có những bước chuẩn bị cần thiết trước khi nộp hồ sơ tới cơ quan thuế. Từ đó giúp hồ sơ thủ tục được phê duyệt nhanh chóng, dễ dàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thủ tục đăng ký HĐĐT và các gói dịch vụ HĐĐT liên hệ ngay hotline: 0913 613 539 để được hỗ trợ 24/7.
Xem ngay dịch vụ hóa đơn điện tử E-invoice VNPT mới nhất tại đây!
